QUY CHẾ CƠ CẤU, TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VỀ QUẢN TRỊ, KIỂM SOÁT VÀ ĐIỀU HÀNH

QUYẾT ĐỊNH

V/v ban hành quy chế hoạt động về quản trị,
kiểm soát và điều hành
Số: 195 /QĐ-QTD
Quận 7, ngày  15  tháng 10  năm 2024

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

• Căn cứ Luật Các tổ chức Tín dụng, ngày 18 tháng 01 năm 2024;
• Căn cứ Luật Hợp tác xã, ngày 20 tháng 6 năm 2023;
• Căn cứ Thông tư số 29/2024/TT-NHNN ngày 28 tháng 6 năm 2024 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam quy định về Quỹ Tín dụng nhân dân;
• Căn cứ Điều lệ Quỹ Tín dụng nhân dân Tân Quy Đông.

QUYẾT ĐỊNH

• Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định “ Quy chế hoạt động về quản trị, kiểm soát và điều hành.”
• Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
• Điều 3. Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Ban điều hành và các bộ phận liên quan của Quỹ Tín dụng nhân dân Tân Quy Đông chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - NHNN CN Tp.HCM (để biết); - Như Điều 3; - Lưu.

TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH

Đính kèm Quy chế HĐQT, BKS, BĐH

QUY CHẾ

 CƠ CẤU, TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VỀ QUẢN TRỊ,
KIỂM SOÁT VÀ ĐIỀU HÀNH

 Quy chế này được ban hành theo quyết định số:195/QĐ-QTD ngày 15 tháng10 năm 2024 bao gồm các chương, điều, khoản và điểm như sau:

CHƯƠNG I
QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Đối tượng áp dụng và phạm vi điều chỉnh

1. Quy chế này quy định cụ thể về cơ chế hoạt động, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của HĐQT, Ban kiểm soát và Bộ máy điều hành hoạt động Quỹ Tín dụng.
2. Trường hợp có những nội dung được quy định khác nhau giữa Quy chế này và Điều lệ Quỹ Tín dụng thì áp dụng theo Điều lệ Quỹ Tín dụng.
3. Trường hợp những nội dung Quy chế này không quy định thì áp dụng các quy định tại Điều lệ Quỹ Tín dụng và các quy định của pháp luật có liên quan.
4. Trường hợp có sự thay đổi về Điều lệ Quỹ Tín dụng, các quy định của pháp luật có liên quan  mà dẫn đến khác với các điều, khoản Quy chế này thì áp dụng quy định mới tại Điều lệ Quỹ Tín dụng và quy định mới của pháp luật tại thời điểm có hiệu lực thi hành..  
5. Quy chế bao gồm các chương, điều, khoản và điểm như sau:

 

CHƯƠNG II

Điều 2. Từ ngữ và chữ viết tắt.

Ban điều hành: Bao gồm Giám đốc, các phó giám đốc và kế toán trưởng và viết tắt là BĐH.

Bộ máy điều hành hoạt động Quỹ Tín dụng nhân dân Tân Quy Đông là bao gồm BĐH và các đơn vị phòng trực thuộc và cán bộ nhân viên Quỹ Tín dụng, viết tắt là BMĐH.

• HĐQT: Hội đồng quản trị;
• BKS: Ban kiểm soát;
• BGĐ: Ban Giám đốc;
• GĐ: Giám đốc;
• PGĐ: Phó giám đốc;
• KTT: Kế toán trưởng;
• KH : Khách hàng;
• KTNB: Kiểm toán nội bộ
• PGD: Phòng giao dịch;
• Phòng TĐCV: Phòng Thẩm định cho vay;
• Phòng KT- KQ: Phòng Kế toán - Kho quỹ;
• Phòng HC-BV: Phòng Hành chánh - Bảo vệ.

 

CHƯƠNG III
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

Điều 3. Tổ chức, nhiệm kỳ hoạt động của HĐQT và thành viên HĐQT.

Cơ cấu tổ chức, nhiệm kỳ hoạt động của HĐQT và thành viên HĐQT thực hiện theo quy định tại Điều 23 Điều Lệ Quỹ Tín dụng.

Điều 4. Điều kiện, tiêu chuẩn đối với Chủ tịch HĐQT, thành viên HĐQT

1. Thành viên HĐQT phải có đủ các tiêu chuẩn, điều kiện tại Khoản 1 Điều 28 Điều lệ Quỹ Tín dụng.
2. Chủ tịch HĐQT phải có đủ các tiêu chuẩn, điều kiện tại Khoản 2 Điều 28 Điều lệ Quỹ Tín dụng.

Điều 5. Những trường hợp không được đảm nhiệm chức vụ.

• Những trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 21 Điều lệ Quỹ Tín dụng không được là thành viên HĐQT

Điều 6. Những trường hợp không cùng đảm nhiệm chức vụ

• Chủ tịch HĐQT không cùng đảm nhiệm chức vụ quy định tại Khoản 1 Điều 22 Điều lệ Quỹ Tín dụng.
• Thành viên HĐQT không được đồng thời đảm nhiệm chức vụ tại Khoản 2 Điều 22 Điều lệ Quỹ Tín dụng.

Điều 7. Nhiệm vụ, quyền hạn của HĐQT

• Nhiệm vụ, quyền hạn của HĐQT thực hiện theo quy định tại Điều 24 Điều lệ Quỹ Tín dụng.

Điều 8. Quyền, nghĩa vụ của Chủ tịch HĐQT

• Quyền, nghĩa vụ của Chủ tịch HĐQT thực hiện theo quy định tại Điều 25 Điều lệ Quỹ Tín dụng.

Điều 9. Quyền, nghĩa vụ của thành viên HĐQT

• Quyền, nghĩa vụ của Thành viên HĐQT thực hiện theo quy định tại Điều 26 Điều lệ Quỹ Tín dụng.

Điều 10. Hình thức trao đổi thông tin

• HĐQT tạo  một nhóm thông qua mạng xã hội Zalo với các thành viên HĐQT Quỹ Tín dụng. Thường trực HĐQT là người quản trị Nhóm. Các thông tin trao đổi về vấn đề thuộc phần hành quản trị của HĐQT, thông báo cuộc họp trên Nhóm.

Điều 11. Phân công nhiệm vụ cụ thể

HĐQT Quỹ tín dụng có 05 thành viên, ngoài nhiệm vụ được phân công  theo điều 8 của Quy chế này và Điều lệ Quỹ tín dụng, được HĐQT nhất trí phân công như sau:

1. Chủ tịch HĐQT : Là thường trực HĐQT. Trưởng ban tín dụng;
2. HĐQT nhất trí bầu chọn một thành viên làm Phó chủ tịch là thường trực HĐQT thực hiện nhiệm vụ do Chủ tịch HĐQT giao và nhận ủy quyền của Chủ tịch bằng văn bản.
3. HĐQT bầu chọn một Giám đốc điều hành và trình Ngân hàng Nhà nước, Chi nhánh TPHCM. Giám đốc là thành viên của Ban tín dụng;
4. Một thành viên phụ trách kế toán;
5. Một thành viên  theo dõi tình hình trả nợ của khách hàng và chất lượng tín dụng.

Trong trưởng hợp có sự thay đổi về nhân sự HĐQT hoặc do sự phân công nhiệm vụ của Ban điều hành thì HĐQT sẽ phân công nhiệm vụ lại cho các thành  viên cho phù hợp tình hình thực tế.

Điều 12. Họp HĐQT

• HĐQT tổ chức cuộc họp định kỳ theo quy định tại Điều 27 của Điều lệ Quỹ Tín dụng.

Điều 13. Quy trình tổ chức một cuộc họp HĐQT

1. Công tác chuẩn bị:

• Căn cứ Nghị quyết của Đại hội thành viên, chương trình công tác của HĐQT và những vấn đề phát sinh thuộc thẩm quyền của HĐQT cần đưa ra cuộc họp thảo luận, xem xét, quyết định. Chủ tịch HĐQT phân công cho các thành viên HĐQT chuẩn bị những nội dung phù hợp với chức trách nhiệm vụ của từng thành viên để trình ra cuộc họp HĐQT.
• Các thành viên HĐQT có quyền yêu cầu Giám đốc chỉ đạo các bộ phận liên quan trong Quỹ Tín dụng để chuẩn bị tài liệu trình HĐQT.

2. Chương trình một cuộc họp HĐQT thường có các phần chính:

• Xác nhận những vấn đề thuộc thẩm quyền của HĐQT đã được quyết định trong thời gian giữa kỳ họp trước đến kỳ họp đang tổ chức.
• Thông qua báo cáo thực hiện kế hoạch kinh doanh, kết quả tài chính và báo cáo kiểm soát trong kỳ.
• Thông qua những chủ trương, chính sách và các văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của HĐQT.
• Phê duyệt mức cấp tín dụng cho thành viên thuộc thẩm quyền.
• Thông qua những vấn đề cụ thể khác thuộc thẩm quyền của HĐQT.

3. Thông báo họp:

• Thường trực HĐQT thông báo thời gian họp trên nền Nhóm Zalo. Trong chương trình họp nêu rõ từng thành viên tham dự cuộc họp chịu trách nhiệm chuẩn bị các nội dung cụ thể để báo cáo trước HĐQT.

4. Chuẩn bị và gửi tài liệu cho các thành viên HĐQT:

• Các thành viên HĐQT được phân công chuẩn bị các nội dung đưa ra trong cuộc họp hoàn tất tài liệu, gửi cho các thành viên HĐQT trước cuộc họp. Các thành viên HĐQT nghiên cứu tài liệu, chuẩn bị tham gia ý kiến trong cuộc họp. Tài liệu có thể bằng giấy thông thường hoặc tài liệu dưới hình thức điện tử.

5. Tiến hành cuộc họp HĐQT:

1. Chủ tịch HĐQT thông báo những vấn đề đã chỉ đạo giải quyết giữa hai kỳ họp để các thành viên tham gia ý kiến và xác nhận. Trên cơ sở theo dõi, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các nghị quyết, quyết định của HĐQT theo chức trách, nhiệm vụ được phân công, các thành viên tham gia ý kiến đánh giá, tổng kết việc thực hiện các nghị quyết của HĐQT trong kỳ họp trước;
2. Thành viên HĐQT được phân công chuẩn bị các nội dung cụ thể trình bày, báo cáo trước HĐQT. Các thành viên dự họp tham gia ý kiến hoặc yêu cầu giải trình rõ thêm nội dung. Chủ tịch HĐQT (hoặc người chủ trì) đưa ra ý kiến trước khi biểu quyết và tiến hành biểu quyết (nếu có);
3. Nội dung, kết luận và kết quả biểu quyết được ghi thành biên bản;
4. Thư ký gửi biên bản cho từng thành viên xem lại và ký biên bản.Thành viên không nhất trí có quyền ghi ý kiến bảo lưu và không ký biên bản nhưng phải chấp hành Nghị quyết cuộc họp và thực hiện nhiệm vụ đã được phân công.

 

6.Tùy theo tình hình thực tế, HĐQT có thể họp bằng hình thức trực tuyến.cách thức tổ chức phiên họp vẫn tiến hành theo Điều 12, điều 13 Quy chế này.

Điều 14. Thù lao, khen thưởng của Hội đồng quản trị

• Thù lao, lương, thưởng của HĐQT thực hiện theo Khoản 1 Điều 38 của Điều lệ Quỹ Tín dụng và được tính trên cơ sở quy định về thang lương, bảng lương và khen thưởng do Quỹ tín dụng ban hành và được Đại hội thành viên thông qua.

 

CHƯƠNG IV
BAN KIỂM SOÁT

Điều 15. Cơ cấu tổ chức và thù lao Ban kiểm soát của Quỹ Tín dụng
Thực hiện theo quy định tại Điều lệ của Quỹ Tín dụng, cụ thể như sau:

1. Cơ cấu tổ chức BKS quy định tại Điều 29 Điều lệ của Quỹ Tín dụng;
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của BKS quy định tại Điều 30 Điều lệ của Quỹ Tín dụng;
3. Quyền, nghĩa vụ của Trưởng BKS quy định tại Điều 31 Điều lệ của Quỹ Tín dụng;
4. Quyền, nghĩa vụ của thành viên BKS quy định tại Điều 32 Điều lệ của Quỹ Tín dụng;
5. Điều kiện, tiêu chuẩn đối với Trưởng BKS, thành viên BKS quy định tại Điều 33 Điều lệ của Quỹ Tín dụng;
6. Những trường hợp không được đảm nhiệm chức vụ quy định tại Điều 21 Điều lệ của Quỹ Tín dụng;
7. Những trường hợp không cùng đảm nhiệm chức vụ quy định tại Điều 22 Điều lệ của Quỹ Tín dụng
8. Thù lao và lợi ích khác của thành viên BKS quy định tại Điều 38 Điều lệ của Quỹ Tín dụng.

Tiền lương, thù lao, tiền thưởng của BKS và Kiểm toán nội bộ được tính trên cơ sở quy định về thang lương, bảng lương và khen thưởng do Quỹ Tín dụng ban hành.

Điều 16. Chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp
Chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp của thành viên BKS, kiểm toán viên nội bộ (bao gồm cả Trưởng kiểm toán nội bộ và các chức danh khác của bộ phận kiểm toán nội bộ) phải tối thiểu bao gồm các quy tắc sau đây:

1. Chính trực: thực hiện công việc được giao một cách thẳng thắn, minh bạch, và trung thực;
2. Khách quan: thực hiện công việc được giao khách quan và độc lập; đánh giá các vụ việc công bằng, đúng với thực trạng, không vì lợi ích cá nhân hoặc lợi ích của người khác;
3. Bảo mật: tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin hoạt động kinh doanh theo quy định nội bộ của cơ quan, chi nhánh ngân hàng nước ngoài và quy định của pháp luật;
4. Trách nhiệm: thực hiện công việc được giao đảm bảo tiến độ và chất lượng;

5. Thận trọng: thực hiện công việc được giao một cách thận trọng, tỉ mỉ trên cơ sở đánh giá các yếu tố sau đây:

1. Tầm quan trọng,  mức độ phức tạp của nội dung được kiểm toán nội bộ;
2. Khả năng xảy ra các sai sót nghiêm trọng trong quá trình thực hiện kiểm toán nội bộ.

Điều 17. Kiểm toán nội bộ.

1. BKS thành lập KTNB trực thuộc BKS để thực hiện KTNB theo quy định của pháp luật, Điều lệ Quỹ Tín dụng và quy định nội bộ của Quỹ Tín dụng. BKS thực hiện giám sát và sử dụng KTNB để thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định;
2. Nhiệm vụ của KTNB thực hiện theo các quy định pháp luật có liên quan;
3. Cơ cấu KTNB gồm 03 thành viên, trong đó có 01 là Trưởng ban phụ trách chung, 01 phụ trách các nghiệp vụ về kế toán và 01 phụ trách các nghiệp vụ về cho vay;
4. Thù lao các thành viên KTNB do Trưởng BKS đề nghị và được thông qua tại đại hội thành viên Quỹ Tín dụng.

Điều 18. Nguyên tắc làm việc của BKS

1. Trưởng BKS chịu trách nhiệm điều hành hoạt động của BKS, phân công nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên và cho mình ngoài trách nhiệm điều hành chung. Thay mặt BKS thông báo kịp thời kết quả hoạt động cùng những kiến nghị cần thiết của BKS đến HĐQT và Giám đốc; ký các báo cáo (thuộc thẩm quyền) gửi cơ quan chức năng theo yêu cầu; trình các báo cáo lên Đại hội thành viên theo quy định.
2. Thành viên BKS phải thực hiện đầy đủ, trung thực nhiệm vụ do Trưởng ban kiểm soát phân công; chấp hành những quyết định của Ban kiểm soát đã được thống nhất thông qua tại cuộc họp Ban kiểm soát.
3. Thành viên BKS phải chịu trách nhiệm cá nhân về những ý kiến nhận xét, đánh giá, phát biểu và biểu quyết của mình.

Điều 19. Chế độ làm việc của BKS

1. BKS làm việc theo chế độ tập thể kết hợp với chế độ trách nhiệm cá nhân theo mảng công việc được phân công của từng thành viên;
2. Thành viên BKS được phân công phụ trách mảng công việc nào thì thực hiện báo cáo và/hoặc có ý kiến đối với mảng công việc đó;
3. Các thành viên có ý kiến đối với báo cáo tài chính năm, báo cáo kết quả thẩm định báo cáo tài chính, báo cáo của BKS trước Đại hội thành viên và các vấn đề khác theo yêu cầu của Trưởng BKS.
4. Trưởng BKS trực tiếp chỉ đạo kiểm tra những vụ việc phức tạp và có trách nhiệm tổ chức, phân công nhiệm vụ cho từng thành viên để thực hiện các nhiệm vụ được Hội đồng quản trị yêu cầu.
5. Trưởng BKS phê duyệt chương trình, kế hoạch công tác định kỳ hàng quý,năm của BKS, KTNB. Đối với những vụ việc kiểm tra, giám sát đột xuất, cần phát hiện sớm những sai sót và không làm ảnh hưởng đến hoạt động bình thường của Quỹ Tín dụng thì Trưởng BKS có quyền cho phép thành viên BKS trực tiếp thực hiện đồng thời thông báo cho Chủ tịch HĐQT.
6. Phối hợp với các phòng nghiệp vụ trong Quỹ Tín dụng để thực hiện và hoàn thành tốt nhiệm vụ chung. Các kiến nghị của BKS trước khi trình HĐQT được đưa ra bàn bạc tập thể trong cuộc họp nội bộ. Mỗi thành viên có quyền bảo lưu ý kiến của mình và có quyền thông báo cho HĐQT về các ý kiến bảo lưu.

Điều 20. Cuộc họp của BKS

1. Họp định kỳ ít nhất mỗi tháng một lần và có thể được triệu tập họp bất thường để kịp thời giải quyết những công việc đột xuất.
2. Địa điểm họp: các cuộc họp sẽ được tiến hành ở địa chỉ đăng ký hoạt động của Quỹ Tín dụng.
3. Thông báo và chương trình họp: cuộc họp được tiến hành sau 05 ngày kể từ ngày gửi thông báo cho các thành viên. Thông báo về cuộc họp được làm bằng văn bản tiếng Việt, trong đó nêu rõ về: chương trình họp, thời gian, địa điểm và phải được kèm theo những tài liệu cần thiết về những vấn đề sẽ được bàn bạc và biểu quyết tại cuộc họp  và cả các phiếu biểu quyết cho những thành viên không thể dự họp. Những thành viên này sẽ gửi phiếu biểu quyết cho BKS trước khi họp.
4. Trưởng BKS triệu tập, quyết định nội dung và chủ trì các cuộc họp; thành viên có trách nhiệm đề xuất những vấn đề đưa ra bàn bạc tại cuộc họp; Trường hợp Trưởng ban vắng mặt (đi công tác, nghỉ ốm, nghỉ phép, nghỉ việc riêng, ...) thì có thể ủy quyền bằng văn bản cho một thành viên điều hành cuộc họp. Nội dung, chương trình họp và tài liệu liên quan được gửi trước cho các thành viên ít nhất trước 02 (hai) ngày làm việc. Nội dung bàn bạc trong các cuộc họp được lập thành biên bản và ghi rõ kết luận cuộc họp.
5. Số thành viên tham dự yêu cầu: cuộc họp được tiến hành khi có từ hai phần ba số thành viên trở lên có mặt trực tiếp tham dự . Trong trường hợp triệu tập họp định kỳ nhưng không đủ số thành viên tham dự theo quy định thì Trưởng BKS phải triệu tập tiếp cuộc họp lần hai trong thời gian không quá 15 ngày tiếp theo. Sau hai lần triệu tập họp mà vẫn không đủ số lượng thành viên tham dự, Trưởng BKS phải thông báo cho HĐQT biết và đề nghị triệu tập Đại hội thành viên bất thường trong thời hạn không quá 30 ngày tiếp theo để thành viên xem xét tư cách của các thành viên BKS.

6. Biểu quyết.

1. Mỗi thành viên tham dự cuộc họp sẽ có một phiếu biểu quyết. Nếu thành viên nào không thể tham dự cuộc họp thì có thể ủy quyền biểu quyết của mình bằng văn bản cho một thành viên khác (là đối tượng được phép tham gia biểu quyết) thực hiện biểu quyết thay.
2. Thành viên có quyền lợi liên quan tới vấn đề được đưa ra BKS quyết định sẽ không được phép tham gia biểu quyết đối với vấn đề đó và không được tính vào số lượng đại biểu yêu cầu có mặt tại cuộc họp, đồng thời cũng không được nhận ủy quyền của thành viên khác đề tham gia biểu quyết vấn đề đó.
3. Nếu có nghi ngờ nào nảy sinh tại một cuộc họp liên quan đến quyền lợi của thành viên hoặc liên quan đến quyền được biểu quyết của thành viên và những nghi ngờ đó không được thành viên đó tự nguyện giải quyết bằng cách chấp nhận từ bỏ quyền biểu quyết, thì nghi ngờ đó sẽ được chuyển tới chủ tọa của cuộc họp. Phán quyết của chủ tọa sẽ có giá trị cuối cùng và có tính kết luận trừ trường hợp khi bản chất hoặc mức độ quyền lợi của thành viên có liên quan đó chưa được biết rõ.

7. Tuyên bố quyền lợi: Thành viên nếu theo sự hiểu biết của mình thấy có liên quan dù là trực tiếp hay gián tiếp tới một hợp đồng, một thỏa thuận hay một hợp đồng dự kiến hoặc một thỏa thuận dự kiến giao kết với Quỹ Tín dụng phải khai báo bản chất quyền lợi liên quan tại cuộc họp BKS.

8. Biểu quyết đa số: Quyết định của BKS được thông qua nếu được đa số thành viên có quyền tham gia biểu quyết dự họp chấp thuận. Trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Trưởng BKS hoặc thành viên được BKS ủy quyền chủ tọa cuộc họp (Trường hợp Trưởng BKS vắng mặt).

9. Trường hợp BKS lấy ý kiến bằng văn bản để thông qua quyết định về một vấn đề thì quyết định được coi là có giá trị tương đương với một quyết định được thông qua bởi các thành viên tại một cuộc họp được triệu tập và tổ chức thông thường, nếu:

1. Được sự nhất trí bằng văn bản của đa số các thành viên có quyền tham gia biểu quyết đối với vấn đề đưa ra xin ý kiến;
2. Số lượng thành viên  có quyền tham gia biểu quyết bằng văn bản phải đáp ứng được điều kiện về số lượng thành viên bắt buộc phải có để tiến hành họp .

Biên bản cuộc họp phải được ghi đầy đủ vào sổ biên bản. Biên bản họp được lập bằng tiếng Việt và phải được tất cả các thành viên tham dự cuộc họp ký tên và phải liên đới chịu trách nhiệm về tính chính xác và trung thực của Biên bản. Chủ tọa cuộc họp có trách nhiệm bố trí lập và gửi Biên bản cuộc họp cho các thành viên và Biên bản đó sẽ được coi là những bằng chứng mang tính kết luận về công việc tiến hành tại các cuộc họp đó, trừ trường hợp có những khiếu nại liên quan đến nội dung của Biên bản đó trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày gửi Biên bản.

Điều 21. Quyền được cung cấp thông tin của BKS

1. Tài liệu và thông tin phải được gửi đến thành viên BKS cùng thời điểm và theo phương thức như đối với thành viên HĐQT, bao gồm:

1. Thông báo mời họp, phiếu lấy ý kiến thành viên HĐQT và tài liệu kèm theo;
2. Nghị quyết, quyết định và biên bản họp của Đại hội thành viên, HĐQT;
3. Báo cáo của Giám đốc trình HĐQT, các tài liệu do Quỹ Tín dụng phát hành, HĐQT phải bảo đảm rằng các thông báo mời họp, phiếu lấy ý kiến thành viên HĐQT và các tài liệu kèm theo, toàn bộ bản sao chụp các thông tin tài chính, các thông tin khác cung cấp cho các thành viên HĐQT và bản sao các biên bản họp HĐQT sẽ phải được cung cấp cho BKS vào cùng thời điểm và theo phương thức chúng được cung cấp cho HĐQT;
4. BKS được quyền hoặc cử đại diện tham dự các cuộc họp của HĐQT. Tại các cuộc họp của HĐQT: BKS được cung cấp các tài liệu liên quan như đối với thành viên HĐQT; có quyền phát biểu ý kiến, kiến nghị, nhưng không tham gia biểu quyết. Nếu BKS có ý kiến khác với những quyết nghị của HĐQT, được quyền bảo lưu ý kiến của mình vào biên bản cuộc họp và được trực tiếp báo cáo trước Đại hội thành viên.

2. Thành viên có quyền tiếp cận hồ sơ, tài liệu của Quỹ Tín dụng lưu giữ tại trụ sở chính và/hoặc địa điểm khác;

3. HĐQT, thành viên HĐQT, Giám đốc, người điều hành khác phải cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời thông tin, tài liệu về công tác quản lý, điều hành và hoạt động kinh doanh của Quỹ Tín dụng theo yêu cầu của Thành viên BKS hoặc BKS.

Điều 22. Phân công cụ thể trong BKS.
Theo quy định pháp luật hiện hành thì BKS Quỹ Tín dụng có 03 thành viên và do đặc điểm cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của Quỹ Tín dụng là có 01 trụ sở chính và 02 phòng giao dịch trực thuộc. Các thành viên được phân công như sau:

• Trưởng ban: phụ trách chung và những lĩnh vực mà các thành viên khác không đảm nhiệm.
• 01 thành viên đảm nhiệm PGD Tân Quy và nghiệp vụ  kế toán toàn Quỹ Tín dụng.
• 01 thành viên đảm nhiệm về thành viên Quỹ Tín dụng.

Điều 23. Mối quan hệ giữa các thành viên BKS
Thành viên BKS có mối quan hệ độc lập, không phụ thuộc lẫn nhau nhưng có sự phối hợp, cộng tác trong công việc chung để đảm bảo thực hiện tốt trách nhiệm, quyền và nhiệm vụ của BKS theo quy định pháp luật và Điều lệ Quỹ Tín dụng. Trưởng BKS là người điều phối công việc chung của BKS nhưng không có quyền chi phối các thành viên BKS.

Điều 24. Mối quan hệ với Ban điều hành
BKS có mối quan hệ độc lập  và hợp tác với Ban điều hành Quỹ Tín dụng, là đơn vị thực hiện chức năng giám sát hoạt động của Ban điều hành. Mối quan hệ làm việc giữa BKS với Ban điều hành là mối quan hệ giữa hoạt động kiểm soát tính tuân thủ và hoạt động điều hành sản xuất kinh doanh, cụ thể gồm:

1. Quan hệ phối hợp: được thực hiện trên cơ sở thông tin hai chiều giữa BKS và GĐ. GĐ chủ động cung cấp các thông tin về hoạt động điều hành, BKS chủ động xem xét và đưa ra ý kiến tư vấn cho GĐ trong hoạt động điều hành.

2. Quan hệ kiểm soát và giám sát:

1. Có quyền yêu cầu GĐ hoặc người điều hành khác cung cấp các thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh, các vấn đề phát sinh khác có liên quan đến Quỹ tín dụng để phục vụ chức năng kiểm tra, giám sát;
2. Có quyền xem xét tính tuân thủ và tính hợp pháp trong việc ra quyết định của Giám đốc và đánh giá sự phối hợp giữa các thành viên BGĐ và giữa GĐ và người điều hành khác;
3. Có quyền tham gia vào các cuộc họp của GĐ và người điều hành khác hoặc yêu cầu GĐ triệu tập cuộc họp bất thường để thông báo các vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm tra giám sát mà BKS nhận thấy đã vi phạm quy định của Pháp luật, quy định của Quỹ Tín dụng hoặc gây thiệt hại/có nguy cơ gây thiệt hại đến lợi ích của Quỹ Tín dụng và/hoặc lợi ích của thành viên;
4. Khi phát hiện thấy có những phát sinh trong hoạt động điều hành trái với quy định của Quỹ tín dụng và pháp luật có liên quan, BKS thông báo bằng văn bản cho GĐ yêu cầu điều chỉnh những điểm không phù hợp đó. Nếu yêu cầu đó không được thực hiện thì BKS có quyền đề nghị bằng văn bản  lên hội đồng quản trị giải quyết. Nếu HĐQT vẫn không thực hiện những vấn đề phát sinh mà BKS nhận thấy có thể ảnh hưởng, có nguy cơ rủi ro cho hoạt động của Quỹ tín dụng thì BKS có quyền tiến hành thực hiện quyền và nghĩa vụ của minh theo quy định pháp luật.
5. GĐ có trách nhiệm cung cấp thông tin  theo yêu cầu của BKS và tạo mọi điều kiện thuận lợi để BKS thực hiện chức năng và hoàn thành  nhiệm vụ của mình;
6. GĐ có trách nhiệm thực hiện những kiến nghị của BKS hoặc báo cáo với HĐQT những điểm không thống nhất với các kiến nghị của BKS. GD có trách nhiệm thực hiện theo ý kiến chỉ đạo của HĐQT, đồng thời thông báo cho BKS những ý kiến chỉ đạo và tình hình thực hiện kiến nghị này;
7. GĐ thông báo kịp thời cho BKS khi phát hiện thấy những yếu kém, tồn tại, các sai phạm, rủi ro, thất thoát  trong quá trình điều hành hoạt động Quỹ Tín dụng mà có liên quan đến chức năng kiểm toán nội bộ, kiểm soát, giám sát để BKS thực hiện vai trò của mình.

Điều 25. Mối quan hệ với HĐQT
BKS hoạt động theo cơ chế khách quan đối với HĐQT. Là đơn vị thực hiện chức năng giám sát hoạt động của HĐQT nhằm đảm bảo công tác quản trị  tuân thủ quy định của Quỹ Tín dụng, Nghị quyết Đại hội thành viên và quy định của Pháp luật hiện hành;

1. Quan hệ phối hợp:

• BKS và HĐQT thiết lập, áp dụng và duy trì cơ chế phối hợp trực tiếp trong hoạt động quản trị thông qua các cuộc họp HĐQT, quá trình thực hiện Nghị quyết Đại hội thành viên, nghị quyết HĐQT nhằm đảm bảo BKS luôn có đủ thông tin cần thiết để thực thi chức năng kiểm tra, giám sát, kiểm soát tính tuân thủ và thông báo ngay cho HĐQT khi phát hiện có nội dung không phù hợp để HĐQT xem xét, điều chỉnh kịp thời;
• BKS tư vấn cho HĐQT trong việc ban hành các chủ trương, chính sách quản trĩ điều hành Quỹ Tín dụng, kiến nghị HĐQT thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm trong niên độ tài chính đảm bảo quản lý hiệu quả các nguồn lực.

2.  Quan hệ kiểm soát – giám sát:
BKS thay mặt Đại hội thành viên giám sát HĐQT trong suốt quá trình quản lý Quỹ Tín dụng, chủ yếu là các nội dung sau:

• Kiểm tra, giám sát tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh; việc thực hiện các quy chế quản lý nội bộ đã được ban hành nhằm bảo vệ lợi ích của Quỹ Tín dụng và thành viên;
• Có thẩm quyền kiểm tra sự thủ tuân của HĐQT theo pháp luật, theo các Nghị quyết và Quyết định của Đại hội thành viên;
• Tham gia tất cả các cuộc họp định kỳ và bất thường của HĐQT nhằm kiểm tra tính hợp pháp và hợp lệ về trình tự tiến hành cuộc họp. Thông qua cuộc họp để nắm bắt chủ trương, nội dung phiên họp trình tự ra quyết định của HĐQT nhằm đảm bảo lợi ích tốt nhất cho Quỹ Tín dụng ;
• Có quyền yêu cầu HĐQT, thành viên HĐQT, cung cấp đúng hạn và đầy đủ các thông tin liên quan đến hoạt động của HĐQT;
• Khi phát hiện có thành viên HĐQT vi phạm nghĩa vụ theo quy định của pháp luật và Điều lệ Quỹ Tín dụng, BKS phải thông báo ngay bằng văn bản cho HĐQT, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và khắc phục hậu quả;
• Có trách nhiệm thông báo định kỳ cho HĐQT về kết quả hoạt động kiểm soát của mình tại cuộc họp định kỳ của HĐQT.Báo cáo của BKS được gửi cho HĐQT trước khi báo cáo trước Đại hội thành viên.
• Khi nhận được kết quả kiểm tra, HĐQT sẽ xem xét để đưa ra kết luận và quyết định xử lý. BKS giám sát việc thực hiện các kết luận và quyết định xử lý của HĐQT;

Điều 26. Các mối quan hệ làm việc khác của BKS

1. Quan hệ với các cơ quan quản lý Nhà nước. BKS tổ chức và thực hiện chế độ thông tin, báo cáo các nội dung liên quan đến công việc kiểm tra, giám sát theo quy định hiện hành của Pháp luật.

2. Mối quan hệ với thành viên Quỹ tín dụng.

• Kiểm tra việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của thành viên. Tiếp nhận các khiếu nại của thành viên và phối hợp cùng Ban điều hành, HĐQT giải quyết trên cơ sở quy định của pháp luật.
• Báo cáo hoạt động của BKS tại kỳ họp Đại hội thành viên thường niên theo quy định tại Điều lệ Quỹ Tín dụng;

 

CHƯƠNG V
BỘ MÁY ĐIỀU HÀNH

Cơ cấu tổ chức hoạt động Bộ máy điều hành của Quỹ Tín dụng bao gồm:

1.Ban điều hành : Có 04 thành viên:

• GĐ phụ trách chung.
• Phó GĐ phụ trách công tác tín dụng.
• Phó GĐ phụ trách công tác kế toá
• KTT.

2. 03 phòng tham mưu:

• Phòng TĐCV
• Phòng KT- KQ
• Phòng HC - BV

3. Hai phòng giao dịch :

• PGD Tân Quy
• PGD Tân Phú

Điều 27. Cơ cấu tổ chức, nhiệm kỳ của BĐH
BĐH gồm GĐ, các Phó GĐ và KTT.

1. Nhiệm kỳ của GĐ quy định tại Điều 34 Điều lệ của Quỹ Tín dụng.
2. Điều kiện, tiêu chuẩn đối với GĐ quy định tại Khoản 3 Điều 35 Điều lệ của Quỹ Tín dụng.
3. Điều kiện, tiêu chuẩn đối với Phó GĐ, KTT quy định tại Khoản 2 Điều 37 Điều lệ của Quỹ Tín dụng.
4. Những trường hợp không được đảm nhiệm chức vụ quy định tại Điều 21 Điều lệ của Quỹ Tín dụng;
5. Những trường hợp không cùng đảm nhiệm chức vụ quy định tại Điều 22 Điều lệ của Quỹ Tín dụng

Điều 28. Quyền, nghĩa vụ của GĐ

• Quyền, nghĩa vụ của GĐ quy định tại Điều 36 Điều lệ của Quỹ Tín dụng.
• GĐ có quyền phân công (Bằng văn bản ủy quyền hoặc bảng phân công công việc của BĐH) cho các thành viên trong BĐH để thực hiện một số công việc nhất định thuộc thẩm quyền của mình.
• Ngoài ra khi vắng mặt, GĐ uỷ quyền cho một Phó GĐ điều hành công việc của Quỹ Tín dụng.

Điều 29. Quyền, nghĩa vụ Phó GĐ, Kế toán trưởng

1. Phó GĐ là người giúp việc cho GĐ thực hiện các nhiệm vụ quản lý, điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của Quỹ Tín dụng. Được giao nhiệm vụ và/hoặc theo ủy quyền của GĐ, chịu trách nhiệm báo cáo trước GĐ về nhiệm vụ được phân công, ủy quyền.

Phó GĐ còn thực hiện các nhiệm vụ khác do HĐQT phân công.

2. Phó GĐ và KKT

2.1. Phó GĐ phụ trách công tác tín dụng:

• Tham mưu cho GĐ về tình hình thực hiện kế hoạch cho vay, lãi suất cho vay, trên cơ sở đó đề xuất kế hoạch cho vay năm sau để thông qua HĐQT và trình Đại hội thành viên
• Báo cáo và tham mưu cho GĐ tình hình nợ vay của KH.
• Nghiên cứu và đề xuất các giải pháp về hoạt động cho vay, thu hồi nợ có hiệu quả nhất.
• Đề xuất việc phân công công việc, địa bàn phụ trách của nhân viên tín dụng và nhân viên thẩm định thẩm định tài sản đảm bảo nợ vay.
• Quản lý, đôn đốc, nhắc nhở Phòng TĐCV và nhân viên hoàn thành nhiệm vụ.
• Chỉ đạo trực tiếp nhân viên tín dụng trong công tác xử lý nợ xấu và xử lý tài sản bảo đảm của KH vay vốn.
• Tổ chức họp Phòng TĐCV định kỳ
• Báo cáo tình hình những công việc do HĐQT phân công.

2.2. Phó GĐ phụ trách công tác kế toán:

• Tham mưu cho GĐ về tình hình huy động vốn để điều chỉnh, bổ sung kịp thời các giải pháp nhằm đảm bảo hiệu quả kinh doanh; tham mưu trong việc lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch phân phối lợi nhuận hàng năm để trình HĐQT và Đại hội thành viên.
• Quản lý, theo dõi, nhắc nhở Phòng KT- KQ thực hiện các nội dung liên quan đến hoạt động kế toán phát sinh hàng ngày.
• Theo dõi tình hình  giao dịch tiền gửi tại trụ sở chính và hai PGD để chỉ đạo xử lý theo thẩm quyền hoặc báo cáo cho GĐ nếu vượt thẩm quyền.

2.3. Kế toán trưởng

1. Kế toán trưởng là người chịu toàn bộ trách nhiệm trong công tác quản lý hoạt động của Phòng KT- KQ. Chịu trách nhiệm phân công, theo dõi, chỉ đạo kế toán viên thực hiện nhiệm vụ; Tham mưu cho GĐ quyết định về các vấn đề thuộc lĩnh vực kế toán, tài chính và kho quỹ tại Quỹ Tín dụng theo chuẩn mực kế toán và chế độ tài chính.
2. Đưa ra các kế hoạch tài chính, báo cáo tình hình thực tế phát sinh hàng ngày cho GĐ và kiểm tra giám sát các khoản thu-chi tài chính.
3. Tham mưu trong việc cân đối tồn quỹ hàng ngày, đảm bảo an toàn trong khả năng chi trả trên cơ sở tiền mặt tồn quỹ.
4. Theo dõi các quy định về tỷ lệ an toàn vốn tối thiểu, tỷ lệ khả năng chi trả, giới hạn cho vay, giới hạn góp vốn, tỷ lệ tối đa của nguồn vốn ngắn hạn để cho vay trung hạn, dài hạn và cung cấp cho các bộ phận có liên quan khi có yêu cầu.
5. Cân đối nguồn vốn để giải ngân hồ sơ tín dụng khi nhân viên tín dụng đề xuất.
6. Đề xuất việc phân công công việc của nhân viên kế toán làm việc tại hội sở và PGD.
7. Phân công Phòng KT- KQ chuẩn bị hồ sơ, báo cáo, chứng từ khi có đoàn kiểm tra của Ngân hàng nhà nước hoặc công ty kiểm toán và các ban ngành khác.
8. Thực hiện báo cáo kết quả hoạt động của Quỹ Tín dụng.
9. Chịu trách nhiệm bảo quản các tài liệu, chứng từ liên quan đến hoạt động tài chính kế toán toàn Quỹ Tín dụng.

Điều 30. Phiên họp của Ban điều hành

1. BĐH họp thường kỳ mỗi tháng ít nhất một lần hoặc họp đột xuất do GĐ triệu tập hoặc theo đề nghị của một trong các thành viên BĐH. Thành phần tham dự cuộc họp BĐH ngoài thành viên BĐH, có thể mời các thành viên  khác như thành viên HĐQT, thành viên Ban Kiểm soát, các Trưởng/phó phòng và CBNV Quỹ Tín dụng.
2. Nội dung của các phiên hợp BĐH là tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh của Quỹ Tín dụng, các vấn đề còn tồn tại của các phiên họp trước đó hay bất kỳ đề xuất, kiến nghị nào của thành viên BĐH. Các thành viên BĐH có nghĩa vụ báo cáo, giải thích các vấn đề thuộc thẩm quyền quản lý của mình.
3. GĐ có trách nhiệm báo cáo nội dung phiên họp của BĐH cho Chủ tịch HĐQT, các thành viên HĐQT xem xét và đóng góp ý kiến nếu có.
4. Hàng quý BĐH tổ chức họp toàn thể CBNV Quỹ Tín dụng (BMĐH) để thông tin, thỉnh thị, chỉ đạo công tác cho các Phòng và CBNV.

Điều 31. Phối hợp hoạt động giữa các thành viên BĐH với các bộ phận khác

1. Phó GĐ phụ trách công tác kế toán

1. Chỉ đạo Phòng KT- KQ trong việc phối hợp với phòng TĐCV trong việc thực hiện giải ngân và tất toán hồ sơ tín dụng, tính toán công nợ của KH vay vốn và các bảng kê gốc, lãi để cung cấp cho cơ quan Tòa án, Thi hành án; phân loại nhóm nợ hàng thá
2. Phối hợp với Trưởng PGD trong việc quản lý CBNV thay thế và hổ trợ nhau khi có trường hợp CBNV nghỉ phép tại PGD trước khi trình GĐ quyết định.
3. Điều hành phòng HC – BV việc vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá khi lưu thông nhằm đảm bảo an toàn.

2. Phó GĐ phụ trách công tác tín dụng chỉ đạo phòng TĐCV phối hợp với Phòng KT- KQ trong việc liên quan đến tài sản thế chấp, mượn/trả hồ sơ tín dụng, tính toán công nợ của KH vay vốn khi có phát sinh tại các cơ quan Tòa án, Thi hành án, phân loại nhóm nợ hàng tháng.

3. Kế toán trưởng :

1. Phối hợp với Trưởng PGD theo dõi trong việc thực hiện nghiệp vụ kế toán và kho quỹ tại tại PGD.
2. Phối hợp với Phòng TĐCV cung cấp các tỷ lệ an toàn vốn trong quá trình lập hồ sơ tín dụng.
3. Phối hợp với phòng HC - BV trong việc kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ mua hàng, hóa đơn thanh toán do phòng HC - BV đề nghị chi trước khi trình GĐ duyệt; trong việc tính toán tiền lương, ngày công, giờ làm thêm của CBNV Quỹ Tín dụng.

Điều 32. Phối hợp hoạt động giữa HĐQT và BĐH

1. Tại các cuộc họp HĐQT, Chủ tịch HĐQT căn cứ nội dung cuộc họp để quyết định mời thêm các thành viên BĐH cùng tham dự họp và tham gia đóng góp ý kiến hoặc đánh giá kết quả thực hiện công việc, nhiệm vụ được giao tháng/quý trước và kế hoạch triển khai công việc, nhiệm vụ trong tháng/quý tiếp theo. BĐH chịu trách nhiệm tạo mọi điều kiện thuận lợi để Chủ tịch HĐQT và các thành viên HĐQT được tiếp cận thông tin, báo cáo trong khoảng thời gian nhanh nhất và nhận sự chỉ đạo theo Nghị quyết HĐQT.
2. Tại các cuộc họp định kỳ và đột xuất của BĐH hoặc các cuộc họp liên quan đến các nội dung quan trọng hoặc cuộc họp cơ quan căn cứ nội dung cuộc họp để quyết định mời Chủ tịch HĐQT hoặc thành viên HĐQT có liên quan cùng tham dự họp và đóng góp ý kiến.

Điều 33. Phối hợp hoạt động giữa BKS và BĐH

1. BĐH phối hợp với BKS thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn của mình theo quy định pháp luật và Điều lệ Quỹ Tín dụng.
2. BĐH đảm bảo quyền được tiếp cận thông tin, tài liệu, báo cáo, chứng từ của BKS.
3. BKS phối hợp và thông tin cho GĐ về kết quả giám sát, kết quả kiểm toán nội bộ, tham khảo ý kiến của GĐ đối với các nội dung báo cáo của BKS trước khi trình Chủ tịch HĐQT xem xét và quyết định.

Điều 34. Chức năng, nhiệm vụ Phòng TĐCV

1. Phòng TĐCV có chức năng tham mưu cho GĐ quyết định về các vấn đề thuộc lĩnh vực thẩm định cho vay vốn đối với thành viên, nghiên cứu, cải tiến công tác tín dụng, thu hồi công nợ.
2. Phòng TĐCV trực thuộc BĐH, đứng đầu là Trưởng Phòng TĐCV, do HĐQT bổ nhiệm theo đề nghị của GĐ.
3. Thẩm định hồ sơ vay vốn của khách hàng theo Quy chế cho vay.
4. Thu thập thông tin và phân tích đánh giá về đối tượng xin gia nhập thành viên và thành viên xin vay vốn như : Cư trú, tài sản thế chấp, bảo lãnh, kinh nghiệm và thực trạng sản xuất - kinh doanh, tình trạng nghề nghiệp, tư cách đạo đức của người vay, người thừa kế .
5. Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các tài liệu do thành viên cung cấp; phân tích tính khả thi, khả năng trả nợ của người vay. Phân tích tính pháp lý và giá trị tài sản đảm bảo tiền vay.
6. Khảo sát kiểm tra thực tế tại nơi thành viên cư trú và nơi tổ chức sản xuất-kinh doanh.
7. Tham mưu, đề xuất với GĐ, HĐQT về việc cho gia nhập thành viên hay không hoặc đề nghị mức cho vay hoặc từ chối cho vay.
8. Hướng dẫn KH lập Hợp đồng tín dụng, lập phương án sản xuất - kinh doanh, phương án trả nợ vay và công chứng, đăng ký thế chấp tài sản đảm bảo nợ vay.
9. Kiểm tra sau khi vay vốn và có đề xuất cụ thể nếu thành viên vay vốn chưa triển khai sản xuất kinh - kinh doanh hoặc sử dụng vốn sai mục đích.
10. Đôn đốc thu hồi nợ, lãi đối với các thành viên nợ quá hạn, các thành viên sắp chấm dứt hợp đồng tín dụng trong phạm vi địa bàn được phân công.
11. Nghiên cứu, cải tiến quy trình thẩm định cho vay và thu hồi nợ. Cập nhật và áp dụng kịp thời các thông tin liên quan đến công tác tín dụng như giá đất, các văn bản quy phạm pháp luật của ngành áp dụng vào nghiệp vụ.
12. Tổ chức phân loại nhóm nợ theo quy định.
13. Lập hồ sơ và khởi kiện ra cơ quan tòa án đối với KH vi phạm hợp đồng tín dụng. Trực tiếp theo dõi quá trình thu hồi nợ đối với KH bị khởi kiện tại cơ quan tòa án và cơ quan thi hành án.
14. Đề xuất các biện pháp thu hồi các khoản nợ của KH vi phạm hợp đồng tín dụng.

Điều 35. Quyền hạn Phòng TĐCV

1. Được quyền từ chối và đề nghị với GĐ, HĐQT về việc cho gia nhập thành viên và cho vay nếu xét thấy đối tượng không hội đủ các điều kiện theo Điều lệ và Quy chế vay vốn của Quỹ Tín dụng.
2. Được quyền đề nghị mức cho vay căn cứ theo hồ sơ vay vốn của KH.
3. Được quyền đề nghị khởi kiện tại cơ quan tòa án đối với KH không thực hiện đúng các điều khoản đã ký kết trong Hợp đồng tín dụng.

Điều 36. Mối quan hệ với các phòng, ban thuộc Quỹ Tín dụng

1. Phòng KT- KQ
Phối hợp với Phòng KT- KQ trong các công tác :

• Lập thủ tục giải ngân đối với KH.
• Tất toán hồ sơ tín dụng.
• Phân loại nhóm nợ.
• Tính toán báo nợ lãi, nợ gốc đối với KH vay.

2. Các PGD

• Hỗ trợ về nhân sự, nghiệp vụ tín dụng đối với các PGD trực thuộc Quỹ Tín dụng.
• Kiểm tra hồ sơ tín dụng, tài sản thế chấp, hồ sơ thành viên tại PGD.

3. Phòng HC - BV

• Phối hợp trong việc bảo vệ cơ quan Quỹ Tín dụng, bảo vệ KH khi có KH nhận vốn vay với khối lượng tiền lớn.

4. BKS
Phối hợp với BKS trong các công tác :

• Báo cáo về tình hình nhóm nợ khi có yêu cầu.
• Báo cáo tình hình thành viên.
• Báo cáo tình hình KH trước, trong và sau khi cho vay nếu có yêu cầu của BKS.
• Cung cấp hồ sơ, tài liệu của KH có khiếu nại, tố cáo.
• Phối hợp thu hồi nợ.

Điều 37. Chức năng, nhiệm vụ Phòng KT- KQ

• Phòng KT- KQ có chức năng tham mưu cho GĐ quyết định về các vấn đề thuộc lĩnh vực kế toán và kho quỹ.
• Phòng KT- KQ đứng đầu là KTT do HĐQT bổ nhiệm theo đề nghị của GĐ.
• Tổ chức thực hiện hệ thống tài khoản, sổ sách, chứng từ kế toán thống nhất theo chuẩn mực kế toán và chế độ tài chính.
• Tổ chức hạch toán kế toán, tham mưu cho GĐ về tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh để điều chỉnh, bổ sung kịp thời các giải pháp nhằm đảm bảo hiệu quả kinh doanh.
• Xuất – nhập tài sản, giấy tờ có giá theo chế độ kế toán - thống kê.  
• Thực hiện các nghiệp vụ kế toán phát sinh hàng ngày. Định khoản, lập chứng từ thu – chi, phiếu chuyển khoản và các chứng từ khác. Tính toán lãi tiền gửi và tất toán Sổ tiền gửi, Hợp đồng tiền gửi của pháp nhân.
• Tính toán lãi tiền vay và tất toán Hợp đồng tín dụng của KH.
• Ghi sổ quỹ theo đúng quy định.
• Kiểm tra và thanh toán các phát sinh thu – chi hàng ngày.
• Kiểm kê tài sản định kỳ hoặc đột xuất đảm bảo sự khớp đúng giữa tồn quỹ thực tế với sổ kế toán và sổ quỹ. Ký xác nhận tồn quỹ thực tế trên sổ quỹ, sổ theo dõi từng loại tài sản, sổ kiểm kê.
• Tham mưu cho GĐ trong việc cân đối tồn quỹ hàng ngày, đảm bảo an toàn trong khả năng chi trả trên cơ sở tiền mặt tồn quỹ, tiền gửi của Quỹ Tín dụng tại các tổ chức tín dụng khác, tiền gửi đến hạn, tiền gửi không kỳ hạn của KH và tiến độ giải ngân hợp đồng tín dụng.
• Tham mưu kịp thời cho GĐ để đảm bảo thực hiện đúng các quy định, tỷ lệ an toàn trong hoạt động của Quỹ Tín dụng tại Thông tư số 32/2015/TT-NHNN ngày 31/12/2015 và Thông tư số 13/2024/TT-NHNN ngày 28/6/2024 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam quy định về tỷ lệ an toàn vốn tối thiểu, tỷ lệ khả năng chi trả tối thiểu, giới hạn cho vay, giới hạn góp vốn, tỷ lệ tối đa của nguồn vốn ngắn hạn để cho vay trung hạn,…
• Tham mưu cho GĐ trong việc lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch phân phối lợi nhuận hàng năm, trình HĐQT và Đại hội thành viên.
• Lập “Báo cáo quyết toán” hàng tháng và năm tài chánh theo đúng quy định của pháp luật, trình GĐ.
• Lập và thanh toán lương hàng tháng  cho CBNV.
• Tổ chức kiểm tra tồn quỹ, chứng từ có giá vào cuối ngày làm việc.
• Quản lý hồ sơ thế chấp của KH, giấy tờ có giá. Quản lý, ghi chép sổ quỹ và các sổ sách cần thiết khác đầy đủ, rõ ràng, chính xác.
• Mở sổ quỹ, theo dõi từng loại tiền và từng loại tài sản và các sổ sách cần thiết khác theo quy định. Ghi chép rõ ràng, đầy đủ, chính xác.
• Tổ chức sắp xếp và kiểm đếm, chọn lọc, đóng gói tiền mặt, tài sản thế chấp, tài sản quý, giấy tờ có giá một cách khoa học.
• Đảm bảo an toàn tuyệt đối các loại tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá. Bảo quản tốt chất lượng tiền, tài sản trong kho tiền.
• Quản lý các sổ quỹ, sổ theo dõi từng loại tiền, sổ ra vào kho quỹ, theo dõi giao nhận tài sản thế chấp, . . . Chịu trách nhiệm và kiểm tra đầy đủ các chữ ký của những người có liên quan ký trên các sổ này hàng ngày.

Điều 38. Quyền hạn Phòng KT-KQ

1. Được quyền từ chối các khoản chi nếu xét thấy không đúng với quy định của pháp luật và Quỹ Tín dụng .
2. Được quyền bảo lưu ý kiến về các vấn đề khác thuộc lĩnh vực kế toán và tự chịu trách nhiệm với ý kiến của mình.
3. Được quyền từ chối thu và chi các khoản thu – chi và từ chối giao - nhận các hồ sơ thế chấp nếu xét thấy không đúng với quy định của pháp luật và quy định của Quỹ Tín dụng, sau đó báo cáo lại KTT xin ý kiến chỉ đạo. Các khoản thu - chi, giao - nhận phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ, chữ ký của những người có liên quan.

Điều 39. Mối quan hệ với các phòng, ban thuộc Quỹ Tín dụng

1. Phòng TĐCV

• Phối hợp trong việc giải ngân các hợp đồng tín dụng.
• Phối hợp tính toán công nợ của KH vay vốn.
• Phối hợp với Phòng TĐCV phân loại nhóm nợ hàng tháng theo Thông tư số 36/2024/TT-NHNN ngày 30/6/2024 quy định về phân loại tài sản có, trình GĐ xem xét.

2. Các PGD

• Theo dõi các khoản tạm ứng hoạt động kinh doanh hàng ngày của PGD  và thu hồi tạm ứng trong ngày;
• Kiểm tra chứng từ kế toán cuối ngày do Kế toán PGD mang về và hạch toán tại trụ sở chính;
• Theo dõi kiểm tra các ấn chỉ có giá đã xuất và sử dụng của PGD;
• Chỉ đạo Kế toán viên PGD thực hiện nghiệp vụ kế toán tại PGD.

3. Phòng HC - BV

• Kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ mua hàng, hóa đơn thanh toán do phòng HC - BV đề nghị chi trước khi trình GĐ duyệt;
• Phối hợp trong việc tính toán tiền lương, ngày công, giờ làm thêm của CBNV Quỹ Tín dụng;
• Phối hợp trong việc vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá khi lưu thông nhằm đảm bảo an toàn;
• Điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BH thất nghiệp của CBNV theo đúng quy định pháp luật.

4. BKS

• Báo cáo các số liệu kế toán, cung cấp tài liệu, chứng từ kế toán khi có yêu cầu của BKS;
• Thực hiện sự chỉnh sửa các sai sót theo đề nghị của BKS theo kết quả kiểm tra giám sát sau khi thống nhất với GĐ điều hành;
• Phối hợp kiểm tra tồn quỹ hàng ngày vào cuối giờ làm việc.

5. HĐQT

• Thực hiện các chỉ đạo của HĐQT thông qua GĐ điều hành.

Điều 40. Chức năng PGD

• PGD là đơn vị trực thuộc Quỹ Tín dụng, hoạt động theo Quyết định thành lập của HĐQT Quỹ Tín dụng được chấp thuận của Ngân hàng Nhà nước và thay mặt Quỹ Tín dụng thực hiện một số chức năng được giao.
• Quỹ Tín dụng có 02 PGD: PGD Tân Quy và PGD Tân Phú thực hiện chức năng và nhiệm vụ theo giấy phép hoạt động do Ngân hàng Nhà nước cấp.
• Là đơn vị hạch toán báo sổ, không có bảng cân đối tài khoản kế toán riêng, không được để tồn quỹ tiền mặt cuối ngày và không có con dấu riêng. Cuối ngày giao dịch, các sổ sách, chứng từ và tiền mặt tồn quỹ của PGD phải tập trung nộp về kho quỹ tại trụ sở chính của Quỹ Tín dụng.
• Thành viên và KH đến liên hệ tại PGD phải đảm bảo yếu tố cư trú, sản xuất kinh doanh và làm việc tại các cơ quan, ban ngành trên địa bàn 05 phường (Tân Quy, Tân Hưng, Tân Kiểng, Tân Phong, Tân Phú), Quận 7, thuộc địa bàn hoạt động của Quỹ Tín dụng. Ngoài ra thành viên và KH cư trú và làm việc tại các phường khác thuộc địa bàn hoạt động của Quỹ Tín dụng cũng có thể đến giao dịch nếu thuận lợi về đi lại.

Điều 41. Nhiệm vụ PGD

•  Hướng dẫn và phổ biến ý nghĩa, mục đích, điều lệ hoạt động của Quỹ Tín dụng, đồng thời hướng dẫn thủ tục gia nhập thành viên Quỹ Tín dụng.
• Hướng dẫn thành viên lập hồ sơ vay vốn. Tổ chức thẩm định, sau đó báo cáo và đề xuất lên cấp có thẩm quyền cho vay theo quy định của Quỹ Tín dụng.
• Tổ chức giải ngân các hợp đồng tín dụng đã được phê duyệt của cấp có thẩm quyền.
• Nhận tiền gửi của KH và chi trả gốc và lãi tiền gửi cho KH theo quy định.
• Thu gốc, thu lãi, tất toán hợp đồng tiền vay.
• Thực hiện việc chuyển tiền nhanh trong nước, chi trả Wesrtern  Union.

Điều 42. Quyền hạn PGD

• Thay mặt Quỹ Tín dụng thông báo cho KH biết việc HĐQT chấp thuận hay không chấp thuận đơn xin gia nhập thành viên. Được thay mặt Quỹ Tín dụng thu vốn góp của thành viên theo quy định.
•  Được thu tiền lãi, vốn vay của thành viên mà trước đó đã đến giao dịch và nhận vốn vay.
• Được nhận tiền gửi của khách. Trường hợp có số tiền gửi từ 300 triệu trở lên, Trưởng phòng PGD phải báo về trụ sở Quỹ Tín dụng để được điều xe và bảo vệ vận chuyển ngay về trụ sở chính.
• Chỉ được phép chi bằng số tiền đã được duyệt tạm ứng theo kế hoạch chi trả hàng ngày. Các khoản chi này phải đúng theo hạng mục chi đã được duyệt. Nếu đột xuất cần chi các khoản không có trong các hạng mục chi như trên thì Trưởng PGD phải đề nghị tạm ứng để được tiếp quỹ và thực hiện việc chi trả cho KH

Điều 43. Tổ chức nhân sự PGD

1. Tổ chức nhân sự
PGD có 06 CBNV. Tổ chức phân công nhiệm vụ như sau :

• 01 Trưởng phòng
• 01 Phó trưởng phòng
• 01 Nhân viên tín dụng
• 01 Kế toán
• 01 Kiểm ngân
• 01 Bảo vệ

2. Nhiệm vụ, quyền hạn của các chức danh

a) Trưởng PGD
Trưởng PGD do GĐ đề nghị và Chủ tịch HĐQT bổ nhiệm. Trưởng phòng chịu sự chỉ đạo của GĐ và thực hiện các nhiệm vụ như sau :

• Tiếp nhận hồ sơ xin vay vốn của thành viên và quyết định cho vay đối với tiểu thương chợ theo ủy quyền của GĐ;
• Xây dựng kế hoạch chi trong ngày của PGD để xin duyệt tạm ứng trước khi chuyển tiền, sổ sách, chứng từ, hồ sơ từ trụ sở đến PGD;
• Tổ chức giải ngân các hồ sơ tín dụng và các khoản chi đã được duyệt và thu hồi các khoản thu trong ngày. Kiểm tra và ký xác nhận trên các phiếu thu và phiếu chi trong ngày;
• Ký sổ tiền gửi tiết kiệm và tất toán sổ tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn và không có kỳ hạn của KH do kế toán viên trình;
• Được quyền ký hợp đồng cầm cố sổ tiền gửi của KH theo ủy quyền của GĐ;
• Kiểm quỹ cuối ngày, ký tên xác nhận trên sổ quỹ, sổ nhật ký quỹ và các giấy niêm phong trước khi chuyển tiền, sổ sách chứng từ và hồ sơ từ  PGD về trụ sở an toàn;
• Đề nghị tạm ứng tiền mặt cho hoạt động của PGD trong ngày;
• Hoàn tạm ứng và giao nộp tiền thu trong ngày đầy đủ tại kho quỹ của trụ sở;
• Trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc và quản lý nhân viên làm việc tại PGD.

b) Phó trưởng PGD  

• Phó trưởng PGD do HĐQT bổ nhiệm theo đề nghị của GĐ có chức năng giúp việc cho trưởng phòng và chịu sự chỉ đạo, giao việc trực tiếp của trưởng phòng.

c) Nhân viên tín dụng
Nhân viên tín dụng do GĐ bổ nhiệm và được cử xuống công tác tại PGD. Nhân viên tín dụng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng PGD và Trưởng Phòng TĐCV tùy theo nhiệm vụ và quyền hạn mà GĐ ủy quyền cho PGD và Phòng TĐCV. Nhân viên tín dụng thực hiện các nhiệm vụ như sau :

• Trực tiếp nhận hồ sơ xin gia nhập thành viên và đơn xin vay vốn của thành viên. Thẩm định và đề xuất cho vay theo Quy chế cho vay của Quỹ Tín dụng;
• Kiểm tra sử dụng vốn vay của thành viên;
• Đôn đốc thu hồi nợ lãi và vốn vay của thành viên;
• Chịu trách nhiệm về chất lượng tín dụng đối vơi thành viên trực tiếp thẩm định cho vay.

d) Nhân viên kế toán

• Nhân viên kế toán do GĐ bổ nhiệm. Nhân viên Kế toán chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng PGD và KTT tùy theo nhiệm vụ và quyền hạn mà GĐ ủy quyền cho PGD và Phòng KT- KQ. Nhân viên kế toán thực hiện các nhiệm vụ như sau :
• Giúp Trưởng PGD xây dựng kế hoạch tạm ứng trong ngày và tổng hợp báo cáo tình hình thu chi trong ngày như giải ngân cho vay, trả lãi và vốn tiền gửi, các khoản chi khác;
• Thực hiện trình tự nghiệp vụ kế toán trong việc thu và chi theo quy định;
• Kế toán viên được giao thêm nhiệm vụ là Kế toán giao dịch chuyển tiền điện tử  (FT) và chi trả Wesrtern  Union theo quy định;
• Thông báo cho nhân viên tín dụng các khoản vay đến hạn trả lãi và vốn để đôn đốc thu hồi nợ;
• Kết toán sổ sách và kiểm quỹ cuối ngày tại PGD;
• Trực tiếp áp tải tiền, sổ sách chứng từ, hồ sơ từ trụ sở đến PGD và ngược lại.

đ) Nhân viên Kiểm ngân
Nhân viên kiểm ngân do GĐ bổ nhiệm. Nhân viên Kiểm ngân thực hiện các nhiệm vụ như sau :

• Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng;
• Trực tiếp nhận tiền tạm ứng cho PGD và quản lý, đảm bảo an toàn trong khi vận chuyển từ trụ sở đến PGD và ngược lại;
• Thực hiện việc thu chi theo quy định;
• Kiểm quỹ cuối ngày, niêm phong thùng tiền, đảm bảo an toàn khi di chuyển từ trụ sở đến PGD và ngược lại;
• Trực tiếp giao tiền cho Thủ quỹ tại trụ sở cuối ngày.

e) Nhân viên bảo vệ:
Nhân viên bảo vệ do GĐ bổ nhiệm và thực hiện các nhiệm vụ như sau :

• Bảo vệ, giữ gìn trật tự an toàn cho các mặt hoạt động của PGD;
• Phòng chống cháy nổ;
• Đảm bảo an toàn trong vận chuyển tài sản quý, tiền mặt, giấy tờ có giá khác từ trụ sở đến PGD và ngược lại.
   

Điều 44. Phương tiện vận chuyển, giờ giấc mở cửa và thời gian làm việc tại PGD

• Việc giao nhận tài sản quý, tiền mặt, giấy tờ có giá từ trụ sở đến PGD và ngược lại, được vận chuyển bằng xe hơi của Quỹ Tín dụng và tài sản được chứa đựng trong két sắt an toàn và trong suốt quá trình vận chuyển, giao nhận luôn có nhân viên bảo vệ, nhân viên giao nhận thực hiện.
• Thời gian mở cửa PGD

Ngày mở cửa làm việc: Từ thứ hai đến thứ sáu hàng tuần. Ngày thứ 7 mở cửa buổi sáng.

Giờ mở cửa:         

• Sáng từ 8 giờ 00 đến 11 giờ 30 phút.
• Chiều từ 13 giờ 30 phút đến 16 giờ.

3. Thời gian làm việc của CBNV PGD

Ngày làm việc: Từ thứ hai đến thứ sáu hàng tuần. Buổi sáng ngày thứ 7 làm việc theo quy định về làm thêm như tại trụ sở Quỹ Tín dụng.

Đầu giờ và cuối giờ trong ngày, CBNV PGD phải có mặt tại trụ sở. Đầu giờ buổi sáng để nhận tiền tạm ứng và chứng từ, sổ sách, hồ sơ tín dụng để vận chuyển về PGD. Cuối ngày vận chuyển toàn bộ tiền mặt tồn quỹ và chứng từ, sổ sách, hồ sơ tín dụng về trụ sở để báo cáo và giao nộp tiền mặt cho thủ quỹ.

Giờ làm việc :

• Sáng từ 7 giờ 30 đến 11 giờ 30.
• Chiều từ 13 giờ 30 đến 17 giờ.

Điều 45. Cán bộ Nhân viên PGD

• CBNV PGD Tân Quy là bộ phận nhân sự trực thuộc Quỹ Tín dụng. Do đó mọi chế độ về tiền lương, BHXH, BHYT, chế độ khen thưởng, các quyền lợi về chính trị, quyền tham gia đoàn thể được thực hiện giống như CBNV đang công tác tại trụ sở Quỹ Tín dụng.

Điều 46. Chức năng, nhiệm vụ Phòng HC-BV

1. Thực hiện chức năng và nhiệm vụ giao nhận, lưu trữ văn thư của cơ quan Quỹ Tín dụng, bảo vệ an toàn kho quỹ, tài sản, công trình kiến trúc, gìn giữ an ninh trật tự tại các trụ sở, văn phòng giao dịch của Quỹ Tín dụng.
2. Có trách nhiệm bảo vệ, chống lại mọi sự xâm hại đến an toàn kho quỹ và tài sản cơ quan. Bảo vệ thường xuyên túc trực 24/24 giờ để cảnh giới, phát hiện và loại trừ các yếu tố có thể có phương hại đến kho quỹ và tài sản cơ quan như trộm cướp, cháy nổ. Khi có sự cố xảy ra thì bảo vệ hiện trường đồng thời tổ chức ứng chiến, yêu cầu trợ giúp, khắc phục bằng các biện pháp nghiệp vụ.
3. Nhân viên Bảo vệ phải nắm địa chỉ, số điện thoại của các cơ quan chức năng nhờ ứng cứu như cứu hỏa, Công an, Phường đội và lãnh đạo các đơn vị này cũng như lãnh đạo cơ quan khi cần phải báo cáo xin chỉ đạo khi có sự cố.

Điều 47. Giao nhận văn thư – lưu trữ văn thư

1. Có trách nhiệm nhận các công văn, thư từ, …từ các nơi gửi tới Cơ quan và trình lại cho người có trách nhiệm theo đúng quy định trong “Quy định về công tác văn thư, lưu trữ” do Quỹ Tín dụng ban hành.
2. Có trách nhiệm giao các công văn, thư từ, các báo cáo,…do Quỹ Tín dụng phát hành và gửi tới nơi nhận như các cơ quan, cá nhân.
3. Có trách nhiệm lưu trữ văn thư theo quy định trong “Quy định về công tác văn thư, lưu trữ” do Quỹ Tín dụng ban hành.

Điều 48. Bảo quản, bảo trì công trình kiến trúc, trang thiết bị nội - ngoại thất cơ quan ( trừ trang thiết bị chuyên môn)

1. Có trách nhiệm bảo trì, đề xuất thay thế các trang thiết bị, dụng cụ phục vụ cho công việc tại cơ quan như hệ thống điện - nước, đèn, quạt, máy lạnh,…,trừ các trang thiết bị chuyên môn như máy tính, két sắt,… do bộ phận chuyên môn đảm nhiệm.
2. Bảo vệ, bảo trì và thường xuyên duy tu các bộ phận thuộc công trình kiến trúc, xây dựng của cơ quan nhằm hạn chế sự xuống cấp, gây hư hao, lãng phí.
3. Có trách nhiệm bảo quản và vận hành hệ thống quan sát bằng camera theo quy định. Đảm bảo hệ thống hoạt động thường xuyên đáp ứng các yêu cầu về bảo vệ của cơ quan như lưu hình ảnh KH đến giao dịch, các sự cố đã diễn ra tại cơ quan và chiếu lại (playback) khi có yêu cầu của lãnh đạo cơ quan.
4. Có trách nhiệm bảo quản tốt công cụ hỗ trợ được trang bị. Nếu có hành vi vi phạm để ra mất mát, hư hỏng phải báo ngay cho lãnh đạo biết và phải bồi thường, chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Điều 49. Quản trị cơ quan

1. Chấm công CBNV trong giờ lao động chính thức và giờ làm thêm của CBNV. Lập bảng chấm công trình GĐ duyêt.
2. Lập kế hoạch và phân công bảo vệ trực trụ sở chính và 02 văn phòng giao dịch trực thuộc.
3. Ngoài nhiệm vụ bảo vệ trong giờ hành chánh và các nhiệm vụ thường xuyên khác, Phòng HC - BV còn phải quản trị cơ quan ngoài giờ hành chánh khi hết giờ làm việc chính thức. Đảm bảo cơ quan luôn có bảo vệ trực 24/24 giờ. Không tiếp khách tại cơ quan ngoài giờ hành chánh. Luôn đề cao cảnh giác, tuyệt đối bảo đảm an toàn kho quỹ và tài sản của cơ quan. Quản lý người ra vào cơ quan theo lệnh của GĐ.
4. Phòng HC - BV chỉ giải quyết cho CBNV lưu lại cơ quan ngoài giờ hành chánh khi có sự đồng ý của GĐ.

Điều 50. Điều xe và bảo vệ trong quá trình vận chuyển tiền mặt, tài sản khác

1. Điều hành hoạt động xe trong các công tác vận chuyển tiền, tài sản và đưa đón lãnh đạo và CBNV cơ quan khi có yêu cầu.
2. Phòng HC - BV có trách nhiệm áp tải an toàn tiền mặt, tài sản khác từ cơ quan Quỹ Tín dụng đến các tổ chức tín dụng khác và đến các PGD trực thuộc Quỹ Tín dụng và ngược lại từ nơi nhận tiền mặt về hội sở của Quỹ Tín dụng.  Bảo vệ phải biết trước quảng đường phải áp tải tiền mặt phải vận chuyển đi qua, như trụ sở công an, phường đội,…, trên cơ sở đó có phương án phối hợp bảo vệ hữu hiệu.
3. Có trách nhiệm nhắc nhở và bảo vệ an toàn cho KH (trong phạm khuôn viên cơ quan) phải cẩn thận trong việc tự bảo vệ tiền mặt, đề phòng cướp giật.
4. Đảm bảo an toàn và phối hợp chặt chẽ với Bảo vệ của cơ quan, tổ chức tín dụng bạn đến giao tiền hoặc nhận tiền tại Quỹ Tín dụng.
5. Có trách nhiệm can thiệp, khống chế đối tượng khi xảy ra sự cố như KH hoặc người từ bên ngoài xâm nhập cơ quan có các hành vi đập phá tài sản, chưởi bới, gây mất trật tự hoặc hành hung nhân viên Quỹ Tín dụng.
6. Có trách nhiệm nhắc nhở KH trong việc tuân thủ nội quy cơ quan khi đến giao dịch.
7. Có trách nhiệm sắp xếp ngăn nắp nơi để xe của CBNV Quỹ Tín dụng và của KH. Chú ý quan sát, không để xảy ra mất cắp xe của nhân viên. Riêng đối với xe của KH phải có trách nhiệm gìn giữ xe, nếu xảy ra mất cắp thì Bảo vệ trực phải chịu trách nhiệm kể cả việc bồi thường cho KH.

Điều 51. Phòng cháy và chữa cháy

1. Có trách nhiệm bố trí các bình chữa cháy đúng vị trí thuận tiện khi cần sử dụng. Đảm bảo bình chữa cháy hoạt động tốt khi có sự cố cần sử dụng.
2. Thường xuyên kiểm tra an toàn hệ thống điện trong cơ quan nhằm phát hiện kịp thời các hư hỏng, chập điện có thể dẫn đến cháy nổ. Loại trừ các yếu tố khác có nguy cơ gây hỏa hoạn khác.
3. Thường xuyên huấn luyện nhân viên bảo vệ và CBNV trong việc sử dụng thành thạo các phương tiện chữa cháy nhằm ứng cứu kịp thời.
4. Tổ chức chữa cháy, bảo vệ sinh mạng, tài sản, an toàn kho quỹ, chống lại mọi sự lợi dụng sự cố để trục lợi. Bảo vệ hiện trường, chủ động liên lạc với các tổ chức phòng cháy chữa cháy, Công an, Phường đội, Lãnh đạo cơ quan,… nhằm yêu cầu trợ giúp.

Điều 52. Quyền hạn
Phòng Phòng HC - BV cơ quan có các quyền hạn như sau:

1. Có quyền phòng vệ chính đáng trong phạm vi pháp luật cho phép.
2. Được quyền từ chối các yêu cầu nếu xét thấy yêu cầu đó là không chính đáng và có hại đến cơ quan hoặc các hành vi vi phạm nội quy của cơ quan kể cả đối tượng là CBNV thuộc Quỹ Tín dụng.
3. Khi thấy có biểu hiện nghi vấn thì được quyền kiểm tra giấy tờ, người, hàng hoá, phương tiện ra vào cơ quan. Được quyền từ chối cho vào cơ quan đối với người có mang vũ khí, hung khí, chất nổ, mang khẩu trang, mang kính râm, đội nón lụp xụp, ăn mặc thiếu lịch sự khi đến cơ quan hoặc có hành trái với thuần phong mỹ tục.
4. Được quyền can thiệp, khống chế đối tượng có các hành vi có phương hại như đập phá tài sản, chưởi bới, gây mất trật tự hoặc hành hung nhân viên Quỹ Tín dụng. Nếu cần thiết thì kịp thời báo cơ quan chức năng can thiệp.
5. Được quyền đề xuất các phương án bảo vệ tốt nhất cho cơ quan.
6. Được quyền đề xuất trang bị bảo vệ, công cụ hỗ trợ, phòng cháy chữa cháy và bảo trì, thay thế tài sản của cơ quan trong phạm vi nhiệm vụ được giao.
7. Được quyền đề xuất các phương án bảo trì tài sản cơ quan, máy móc xe cộ, lưu trữ văn thư hợp lý.

Điều 53. Trách nhiệm và quyền hạn của trưởng phòng

1- Điều hành hoạt động hàng ngày Phòng HC - BV. Trực tiếp chỉ đạo, phân công nhân viên thực hiện nhiệm vụ như sau :

1. Phân công nhân viên trực tại hội sở, PGD trong giờ làm việc.
2. Phân công nhân viên trực tại hội sở ngoài giờ làm việc, ban đêm, ngày lễ, ngày nghỉ.  Đảm bảo luôn luôn có bảo vệ trực tại hội sở 24/24.
3. Điều hành vận chuyển xe trong khi có yêu cầu của Cơ quan theo quy định.
4. Phân công nhân viên giao nhận văn thư, lưu trữ Công văn đúng quy định.
5. Tổ chức quản lý, bảo quản, bảo trì, thay thế mua sắm công cụ lao động, văn phòng phẩm, tài sản cố định của Cơ quan theo quy định.

2. Chịu trách nhiệm trực tiếp với GĐ trong việc đảm bảo an toàn tại cơ quan và an toàn kho quỹ.

3. Được quyền đánh giá, đề xuất, nhận xét công tác của nhân viên thuộc Phòng HC - BV trong việc đề xuất xét nâng lương, đề bạt, kỷ luật khen thưởng . . .

4. Cập nhật thông tin về các chủ trương, chính sách của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, công tác nghiệp vụ bảo vệ và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến nhiệm vụ của Phòng HC - BV để tham mưu kịp thời cho GĐ ban hành các quyết định quản lý kịp thời, chính xác.

Điều 54. Mối quan hệ với các phòng, ban trực thuộc Quỹ Tín dụng

1. Phòng KT - KQ
Phối hợp với Phòng KT- KQ trong các công tác :

• Đề xuất mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm,…của Cơ quan và chịu trách nhiệm quyết toán.
• Quản lý tài sản cố định, công cụ lao động, văn phòng phẩm trong việc tính khấu hao TSCĐ, công cụ lao động đang dùng.
• Chấm công CBNV trong giờ lao động chính thức và làm thêm để tính lương cho CBNV.
• Phối hợp trong việc bảo vệ KH khi có KH gửi tiền, nhận vốn vay với khối lượng tiền lớn.

2. Các PGD

• Phối hợp trong việc bảo vệ tại PGD, cử nhân viên trực bảo vệ, giao nhận văn thư. . . tại PGD, bảo vệ KH khi có KH nhận vốn vay với khối lượng tiền lớn.

3. Phòng TĐCV

• Phối hợp trong việc bảo vệ cơ quan Qỹ Tín dụng, bảo vệ KH khi có KH nhận vốn vay với khối lượng tiền lớn.

Điều 55. Tổ chức, biên chế, chế độ chính sách

1. Phòng HC - BV bao gồm các nhân viên hành chánh và nhân viên bảo vệ (thuộc Đội bảo vệ cơ quan). Là đơn vị trực thuộc Quỹ Tín dụng, do GĐ trực tiếp chỉ đạo. Tùy theo tình hình thực tế khối lượng công việc mà GĐ quyết định số lượng nhân sự sao cho tinh gọn, hoạt động có hiệu quả.
2. Phòng HC - BV có một trưởng phòng do HĐQT bổ nhiệm theo đề nghị của GĐ điều hành. Trưởng phòng có nhiệm vụ phân công, điều phối trong nội bộ Phòng để thực hiện tốt các nhiệm vụ trên. Đảm bảo an toàn cho mọi hoạt động tại trụ sở chính cũng như các PGD.

CHƯƠNG VI
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 56. Tổ chức thực hiện

• Quy chế này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. HĐQT, BKS, Ban Điều hành có trách nhiệm thi hành Quy chế này.
• Việc sửa đổi, bổ sung, thay thế, bãi bỏ Quy chế này do HĐQT Quỹ Tín dụng quyết định, phù hợp với Điều lệ Quỹ tin dụng, các quy định của Ngân hàng Nhà nước và pháp luật./.

 

Nơi nhận: - NHNN CN Tp.HCM (để biết); - Như Điều 3; - Lưu.

TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH